Introduction to Writing Emails in German
Emails can be formal or informal, depending on the context. In this lesson, you will learn how to structure and write simple emails in German for both formal and informal situations, using common phrases and maximum examples to help you practice.
Structure of a Simple Formal Email in German
A formal email follows a clear structure. It is polite and professional, often used for business or official communication. Here’s the basic structure of a formal email:
- Anrede (Greeting): Sehr geehrte(r) Herr/Frau [Last Name]
- Einleitung (Introduction): Introduce the purpose of your email.
- Hauptteil (Body): Provide details, using polite language.
- Schluss (Closing): End politely, thanking the recipient for their time.
- Verabschiedung (Farewell): Mit freundlichen Grüßen (Sincerely)
- Unterschrift (Signature): Your full name
Example of a Simple Formal Email
Sehr geehrte Frau Schmidt,
ich schreibe Ihnen, um mich nach dem Status meiner Bewerbung zu erkundigen. Ich habe meine Bewerbung letzte Woche eingereicht und möchte wissen, ob Sie noch zusätzliche Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann
Structure of a Simple Informal Email in German
An informal email is used for communication with friends, family, or people you know well. It’s more relaxed and personal compared to formal emails:
- Anrede (Greeting): Hallo [First Name] or Liebe/Lieber (Dear [female/male])
- Einleitung (Introduction): Greet the person and start the conversation.
- Hauptteil (Body): Share updates, ask questions, or discuss plans.
- Schluss (Closing): End the email with a warm note.
- Verabschiedung (Farewell): Liebe Grüße / Viele Grüße (Best regards)
- Unterschrift (Signature): Your first name
Example of a Simple Informal Email
Hallo Anna,
wie geht es dir? Es ist schon eine Weile her, seit wir uns das letzte Mal gesehen haben. Ich wollte dir nur schnell schreiben und erzählen, dass ich einen neuen Job habe! Wir sollten uns bald treffen und darüber sprechen.
Liebe Grüße,
Julia
Useful Phrases for Formal Emails
Here are some common phrases used in formal emails in German:
- Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sir or Madam,)
- Mit Bezug auf... (With reference to...)
- Ich schreibe Ihnen, um... (I am writing to you to...)
- Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (I am happy to provide further information if needed.)
- Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. (Thank you in advance for your support.)
Useful Phrases for Informal Emails
Here are some phrases commonly used in informal emails in German:
- Wie geht es dir? (How are you?)
- Ich hoffe, es geht dir gut. (I hope you are doing well.)
- Es war so schön, von dir zu hören. (It was so nice to hear from you.)
- Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören. (I look forward to hearing from you soon.)
- Liebe Grüße an deine Familie. (Best regards to your family.)